今回は Forms でのアンケート結果をExcelできれいに集計するフローを Power Automate で実装してみます

題材

この御時世、その日の体調を朝イチに入力することがあります
そんなときに、家族全員分を1つ1つ入力するのは相当手間です
また、集計する側の気持ちとしては 1人ずつを1つのレコードに入力してほしいです
今回は、1つの Forms で複数人の情報を入力し、それを1人ずつレコードとして記録する仕組みを作成したいと思います

手順

Forms の作成

今回は Microsoft Forms を使用します
Microsoft Forms にアクセスし、新規で Form を作成します

まず、1人目の名前と体調を答える質問を追加します
後でコピーして使い回しやすいようにセクションを使ってみました
今回はシンプルにこれだけの内容にします

次に2人目の回答フォームを作成します
1人目のセクションを複製します

質問内容を2人目用に編集します
そして、「2人目の入力をしますか？」の回答結果で2人目の回答フォームが表示されるように分岐を作成します （※1つ目のセクション内の質問項目です）

続けて入力をする場合は2人目の質問内容に、終了する場合はフォームの最後に分岐させます

これを入力させる最大人数分複製していきます （今回は4人分作成してみます）4人目の最後は追加の入力はしないので、「○人目の入力をしますか？」は書いていません

結果を保存するExcelの作成

適当な場所にExcelを保存しておきます
個人で管理をするだけなら OneDrive で十分だと思いますし、複数人で管理をするなら適当な SharePoint サイトなどを検討してください

Power Automate で Excel を扱うときにはテーブルが必要になります
Forms の回答に合う適当な列を入力し、[テーブルとして書式設定] をクリックします

Power Automate フローの作成

Forms の回答を先ほど作成した Excel に保存するフローを作成します
題材でも書きましたが、1人ずつをレコードにします
今回は forms の回答が記録されるたびに Excel に記録してほしいので「自動化したクラウド フロー」を選択します

[フロー名] には適当なものを入力し、[トリガー] に「新しい応答が送信されるとき」を選択します

まずは Forms の回答の内容を取得します。[アクションの追加] から「応答の詳細を取得する」を選択し、適切な値を選択します

次に回答内容を Excel に入力するアクションを追加します
[アクションの追加] から 「表に行を追加」 を選択します、（複数おなじアクションを作成するので名前の変更を実施しています）
各パラメータには Forms の質問項目を選択します
さらに [制御] アクションを追加して、2 人目の回答があるかを判断し、2人目の入力があれば1人目と同じように行を追加します

これをどんどん追加して４人分が制御の入れ子になります

これでフローを保存します

テスト

作成したフローがうまく動作するかを検証します初めに作った Forms に回答します

回答の送信ができたのでフローの実行履歴を確認してみます
無事にフローが実行できています

Excel の中身を確認するときちんとフォームの入力結果が反映されています

まとめ

Forms で集計した回答をどういう形式でExcelにまとめるかを意識してテーブルの列を作成する必要がありました
また、今回のような繰り返しが多い Forms や Power Automate フローはループ構造が取れればよかったんですが、やり方がわからなかったので次回機会があればトライしてみたいです